Ecco alcuni consigli su come preparare delle mail che sappiano
attirare l'attenzione e non vengano immediatamente cestinate.
Messaggi con “anomalie” In posta elettronica si può lavorare con
Outlook/Thunderbird/Windows Mail o in modalità Web- mail tramite il
browser, ma la sostanza non cambia:
• da una parte il mittente prepara il messaggio, inserisce uno o più
destinatari e lo invia con un clic
• dall'altra il destinatario può leggerlo, rispondere e inoltrarlo ad
altri utenti.
Nei messaggi, però, possono apparire una o più “anomalie di
comunicazione”, come oggetti mancanti o testi sgrammaticati.
Conviene, allora, prepararli con attenzione per comunicare in modo
più efficace con i propri interlocutori.
Oggetto: sempre
L'assenza dell'oggetto provoca un senso di smarrimento in chi vede
vuoto il relativo campo nell'elenco della Posta in arrivo.
Cosa contiene quel messaggio? È questo o un altro quello che il
mittente aveva trasmesso con le notizie che servono in quel momento?
Per togliersi il dubbio, non si può fare altro che aprire i messaggi
uno dopo l'altro e leggere il contenuto di ognuno. Meglio scrivere
l'oggetto subito dopo aver messo l'indirizzo dei destinatari, allora,
per non dimenticarsene.
Oggetto breve e significativo
Un oggetto come “Invio documento”, “Comunicazione”, “Richiesta” o una
delle tante varianti sul tema non è significativo e obbliga comunque
ad aprire il messaggio per sapere cosa contiene.
Un oggetto come “Re: vecchio_oggetto” indica che il mittente ha fatto
clic su Rispondi a un messaggio ricevuto in passato, per
“risparmiare” il tempo di cercare e di scrivere l'indirizzo. Il
destinatario, però, può ricevere un contenuto informativo
completamente diverso da quello a cui si riferisce l'oggetto.
Se il testo è significativo, ma troppo lungo, diventa più complicato
comprenderne il senso. Per essere corretto, dunque, un buon oggetto
deve essere composto da tre a cinque parole, il cui significato è
legato a quello che si sta comunicando.
Solo testo
Nel programma di posta è importante impostare messaggi di solo testo e
non in HTML o in altri formati, evitando di scrivere caratteri di
varie dimensioni e colori che possono confondere. Tra l'altro, molti
destinatari lo preferiscono perché il solo testo non veicola malware.
Testo di poche righe
Per essere leggibile più facilmente, il corpo del messaggio non
dovrebbe superare le sei/sette righe. Se si devono inviare molte
notizie, occorre creare un file a parte e metterlo in allegato.
Se il testo è lungo perché contiene più informazioni di diversa natura
tra loro, lo si può dividere in più messaggi, ognuno con il proprio oggetto.
In ogni caso, è sempre meglio scrivere frasi brevi, separando una
dall'altra con un punto e andando a capo.
Regole di buona scrittura
Qualunque testo scritto deve rispettare le regole ortografiche e
grammaticali della lingua a cui appartiene, compreso quello dei
messaggi di posta. In particolare, è opportuno fare attenzione a:
• iniziare ogni frase con la lettera maiuscola
• utilizzare una corretta punteggiatura (virgole prima di “ma”, punti
che terminano le frasi)
• inserire i nomi propri con le iniziali in maiuscolo
Oltre a una questione di correttezza formale, è anche un modo per
migliorare la leggibilità.
Firma completa
Ogni messaggio deve essere completato dalla firma, intesa come
l'insieme di:
• nome e cognome (e non: cognome e nome)
• organizzazione di appartenenza
• eventuale comparto o sezione
• indirizzo e città
• telefono
• indirizzo di posta elettronica
La presenza di quest'ultimo dato potrebbe anche apparire anomala,
considerando che l'indirizzo del mittente è nella testata del messaggio.
Conviene indicarlo, invece, per almeno due motivi.
Il primo è che nelle organizzazioni l'indirizzo di partenza potrebbe
riferirsi a un comparto o a una funzione (per esempio:
ufficio.contab...@azienda.it o tecn...@assistenza.it). Risulta più
utile, invece, un riferimento diretto alla persona da contattare.
Il secondo motivo riguarda l'importanza di fornire informazioni
complete sul mittente, per trasmettere una sensazione di maggiore
affidabilità del messaggio e per averle disponibili se viene stampata
o copiata in un altro documento solo quella parte del testo.
Non frasi slegate dal contesto
In calce ai messaggi di posta elettronica non è raro verificare la
presenza di lunghe frasi scollegate dal contenuto. Alcune invitano a
evitare la stampa per risparmiare carta. Altre citano massime o
aforismi che, a giudizio del mittente, rendono più accattivante il
testo.
Più spesso recano avvisi di conseguenze giudiziarie per chi fosse
diverso dal legittimo destinatario. In aggiunta ogni tanto le frasi
vengono duplicate anche in un'altra lingua come l'inglese.
Evitando di inserirle nel testo, si riducono le dimensioni del
messaggio, il traffico di pacchetti in Rete e il “rumore informativo”
causato dall'affollamento di scritte nel corpo del messaggio.
Peraltro, il fatto che la posta sia riservata (non “confidenziale”
come traduzione dell'inglese “confidential”) è sancito dall'articolo
15 della Costituzione italiana, nel quale si dice che la
corrispondenza e ogni altra forma di comunicazione sono inviolabili.
Altre indicazioni
Ecco alcune indicazioni finali, legate alla netiquette (il galateo in
Rete):
• non scrivere tutto in maiuscolo, perché corrisponde a “urlare”
• non aderire a catene di Sant'Antonio
• non utilizzare termini gergali o criptici come “xché”
Infine, prima di inviare un messaggio conviene leggerlo dall'inizio
alla fine per verificare che il
testo sia comprensibile e scorrevole.
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